Hoe wordt Outlook verbonden met de mailserver? Welke mailserver is dit? Gaat het hier om een Exchange mailserver van een vereniging zoals je zelf vernoemd? Of een bedrijf, ...
In Exchange (of eender welke andere mailserver) stel je de normaliter de maximum capaciteit van de mailbox van de gebruiker in. Deze wordt ingesteld op een limiet voor waarschuwing, limiet wanneer nietmeer ontvangen kan worden, en uiteindelijk een limiet wanneer nietmeer verzonden kan worden.
Zijn twee manieren om zoiets op te lossen. Client side, of server side.
Client side: verwijder een deel emails zoals in de verwijderde items, verzonden items, ...
Emails met bijlagen nemen veel plaats in etc.
Server side: wanneer mogelijk vergroor de opslagcapaciteit van de mailbox (wanneer in 'eigen' beheer). Aan te passen in de mailserver dus.