Werkmappen met gegevens worden vaak door meer dan een persoon bekeken. Er zijn echter situaties waarin niet iedereen toegang mag hebben tot alle gegevens. Hiervoor beschikt Office 2003 over een nieuwe voorziening, genaamd Information Rights Management. Hiermee kunt u zelf bepalen wie welke informatie kan inzien en/of bewerken. U activeert deze functie door in het geopende document te kiezen voor Bestand >> Machtigingen >> Niet distribueren of Machtiging beperken als.