In deze Corona en lockdown tijden gebruiken we met zijn allen heel vaak video chat als communicatiemiddel bij uitstek met collega's, vrienden en familieleden.
Maar of je welk platform je ook gebruikt je bent zeker al geconfronteerd met storend, afleidend of ronduit hinderlijk gedrag waardoor je video call compleet de mist in kan gaan.
Dit zijn de voornaamste 6 hindernissen
Op je klavier tokkelen of ander lawaai maken met openstaande microfoon.
Zeker bij grotere groepen in online vergaderingen komt dit vaak voor. Er is altijd wel iemand die vergeet die microfoon uit te zetten en zeker bij gebruik van laptops kan tikken op je klavier hard doorkomen bij de ganse groep. Of je micro-oven staat lawaai te maken, je hond begint te blaffen of je kinderen schoppen net nu een beetje keet. Dat zijn natuurlijk zaken die voorkomen als je thuis zit te werken. Maar eigenlijk reden te meer om je op 'mute' te zetten ... Al dat lawaai is respectloos ten overstaan van je collega die zich zo inspant om zijn punt te maken.
In Zoom zit er een handigheidje : zet je mic gewoon op Mute. Het is dan voldoende om je spatiebalk ingedrukt te houden om toch even een korte tussenkomst te doen. Van zodra je loslaat zit je meteen terug op je eigen geluids-eilandje.
Eten, drinken of roken
In kleinere groepen komt het dan vaker voor dat deelnemers de call gebruiken om hun lunch-pakket boven te halen, die hete koffie binnen te slurpen of puffend een sigaretje te roken. Dat is niet alleen een storend geluid. Deelnemers zien ook je gezicht, iedereen kijkt naar iedereen, en dan valt dit extra op ! In een fysieke meeting wordt dit maar matig geapprecieerd, maar online is het dubbel zo erg.
Heb je zo veel meetings online op een rij dat het niet anders kan, verontschuldig je dan vooraf - maak de call of meeting daardoor wat meer casual en hou je snacktime zo kort mogelijk.
Naar je smartphone of het scherm van je laptop zitten turen, lezen
Wek niet de indruk dat je geen aandacht schenkt aan de call door op een gedeelte van je scherm verder te werken, te lezen (met de bijpassende gezichtsreaktie !) of je smartphone voortdurende te checken die naast je klavier ligt of nog erger, dat bakje op te pakken en omlaag te zitten kijken. Dat hebben je callers meteen in de smiezen. Wegkijken in de kamer en zo is ook heel merkbaar. Hou je aandacht gewoon bij je meeting.
Weglopen zonder te verwittigen
Ken je ook dat beeld van een eensklaps lege stoel, al dan niet met enige drapering erop ? Misschien moet je naar het toilet, de hond of je kinderen even aandacht geven om erger te voorkomen. In menig chatprogramma zijn er 'labels' of icoontjes om aan te geven dat je "even weg moet" ... Gebruik die. En probeer de omstandigheden te maken om dit zoveel mogelijk te vermijden. Vb. door vlak voor de call even naar het toilet te lopen.
Moet je onvoorzien in je omgeving toch ingrijpen of je kinderen verwoesten je tapijt, schakel dan even de camera uit, zodat niet iedere deelnemer getrakteerd wordt op het geharrewar dat zo kan ontstaan.
Camera met een ongewone kijkhoek
Webcams kunnen onverwachte resultaten geven als je er niet vlak voor gaat zitten. Je wil er toch ook op je best uitzien. Zet de laptop dus op een tafel, niet op je knieën, of je collega's kijken met zijn allen tot achter in je neusholte. Probeer de camera op ooghoogte te krijgen, plaats er desnoods enkele boeken onder.
Verken en beheers de techniek voor je begint
We zijn niet allen even bedreven in het gebruik van die nieuwe snufjes maar eens de call begonnen is het eigenlijk te laat om dat dan nog te ontdekken. Vooral als je voor de eerste keer aktief zal deelnemen, een presentatie geven, je scherm delen of zo is het raadzaam dat vooraf even te proberen ... met een vriend-collega, een familielid.
Enkel op die manier kan je je professioneel imago ongeschonden houden of, zo nodig, wat bijspijkeren.
Tips
Maar of je welk platform je ook gebruikt je bent zeker al geconfronteerd met storend, afleidend of ronduit hinderlijk gedrag waardoor je video call compleet de mist in kan gaan.
Dit zijn de voornaamste 6 hindernissen
Op je klavier tokkelen of ander lawaai maken met openstaande microfoon.
Zeker bij grotere groepen in online vergaderingen komt dit vaak voor. Er is altijd wel iemand die vergeet die microfoon uit te zetten en zeker bij gebruik van laptops kan tikken op je klavier hard doorkomen bij de ganse groep. Of je micro-oven staat lawaai te maken, je hond begint te blaffen of je kinderen schoppen net nu een beetje keet. Dat zijn natuurlijk zaken die voorkomen als je thuis zit te werken. Maar eigenlijk reden te meer om je op 'mute' te zetten ... Al dat lawaai is respectloos ten overstaan van je collega die zich zo inspant om zijn punt te maken.
In Zoom zit er een handigheidje : zet je mic gewoon op Mute. Het is dan voldoende om je spatiebalk ingedrukt te houden om toch even een korte tussenkomst te doen. Van zodra je loslaat zit je meteen terug op je eigen geluids-eilandje.
Eten, drinken of roken
In kleinere groepen komt het dan vaker voor dat deelnemers de call gebruiken om hun lunch-pakket boven te halen, die hete koffie binnen te slurpen of puffend een sigaretje te roken. Dat is niet alleen een storend geluid. Deelnemers zien ook je gezicht, iedereen kijkt naar iedereen, en dan valt dit extra op ! In een fysieke meeting wordt dit maar matig geapprecieerd, maar online is het dubbel zo erg.
Heb je zo veel meetings online op een rij dat het niet anders kan, verontschuldig je dan vooraf - maak de call of meeting daardoor wat meer casual en hou je snacktime zo kort mogelijk.
Naar je smartphone of het scherm van je laptop zitten turen, lezen
Wek niet de indruk dat je geen aandacht schenkt aan de call door op een gedeelte van je scherm verder te werken, te lezen (met de bijpassende gezichtsreaktie !) of je smartphone voortdurende te checken die naast je klavier ligt of nog erger, dat bakje op te pakken en omlaag te zitten kijken. Dat hebben je callers meteen in de smiezen. Wegkijken in de kamer en zo is ook heel merkbaar. Hou je aandacht gewoon bij je meeting.
Weglopen zonder te verwittigen
Ken je ook dat beeld van een eensklaps lege stoel, al dan niet met enige drapering erop ? Misschien moet je naar het toilet, de hond of je kinderen even aandacht geven om erger te voorkomen. In menig chatprogramma zijn er 'labels' of icoontjes om aan te geven dat je "even weg moet" ... Gebruik die. En probeer de omstandigheden te maken om dit zoveel mogelijk te vermijden. Vb. door vlak voor de call even naar het toilet te lopen.
Moet je onvoorzien in je omgeving toch ingrijpen of je kinderen verwoesten je tapijt, schakel dan even de camera uit, zodat niet iedere deelnemer getrakteerd wordt op het geharrewar dat zo kan ontstaan.
Camera met een ongewone kijkhoek
Webcams kunnen onverwachte resultaten geven als je er niet vlak voor gaat zitten. Je wil er toch ook op je best uitzien. Zet de laptop dus op een tafel, niet op je knieën, of je collega's kijken met zijn allen tot achter in je neusholte. Probeer de camera op ooghoogte te krijgen, plaats er desnoods enkele boeken onder.
Verken en beheers de techniek voor je begint
We zijn niet allen even bedreven in het gebruik van die nieuwe snufjes maar eens de call begonnen is het eigenlijk te laat om dat dan nog te ontdekken. Vooral als je voor de eerste keer aktief zal deelnemen, een presentatie geven, je scherm delen of zo is het raadzaam dat vooraf even te proberen ... met een vriend-collega, een familielid.
Enkel op die manier kan je je professioneel imago ongeschonden houden of, zo nodig, wat bijspijkeren.
Tips
- Zie er goed uit en klink ernstig door enkele eenvoudige zaken, gebruik hoofdtelefoon of oortjes, en geef aandacht aan de belichting op je plek ;
- Geen aandacht : Video chats laten toch heel wat non-verbale communicatie verloren gaan. Zorg er dus voor actief te luisteren en dat ook te laten merken met een glimlach, een knikje en dergelijk ;
- Doe aan actief luisteren : Zeker in kleinere groepen laat je buiten de hierboven aangehaalde momenten van hinder je microfoon best openstaan. Alleen op die manier kan er sprake zijn van enige verbale 'feedback' (zoals "mmhmm" en "OK") om aan te tonen dat je aandachtig luistert. In grote meetings spreek je best iets trager om ongewenste geluidsdrops te vermijden, maar toch iedereen de kans te geven iets in het midden te brengen indien dit nodig wordt geacht.